miércoles, 16 de octubre de 2013

Diez errores que no se deben de tener en el uso del correo electrónico corporativo




La herramienta del correo electrónico es una de las más eficaces y de las más utilizadas desde hace ya mucho tiempo. Hay que subrayar que a pesar de su elevado uso todavía se siguen cometiendo muchos errores en su utilización. Hoy vamos a ver algunos de los errores más comunes que no debemos cometer y se pueden evitar fácilmente.

También hay que tener en cuenta el tipo de empresa que somos y si el correo se va a utilizar de forma interna entre los trabajadores de la empresa o de forma externa.

Diez errores del correo electrónico
  1. No tener una segmentación o política clara a la hora del uso del correo electrónico. Cada persona que utiliza su correo electrónico debe de saber con que finalidad lo utiliza y dar la mejor información posible a los clientes a los que va enfocado.
  2. Hacer uso de un disclaimer o un aviso legal por si el correo electrónico llega a un usuario que no debe. Esto realmente no sirve de mucho y lo único que vamos a conseguir es que ocupe mucho más espacio y hacer que la cadena de respuestas sea mucho más extensas.
  3.  Hacer uso del correo electrónico como chat respondiendo al hilo del usuario anterior. Para poder agilizar el uso interno de las conversaciones de la empresa disponemos de otro tipo de herramientas de chat y mucho más potentes y rápidas con lo cual el correo electrónico debe utilizarse exclusivamente con los destinatarios para uso de la empresa. En cuanto a la saturación, no es un excesivo problema, ya que, los servicios de hosting ofrecidos por Edina Diseño Web SL son de hasta 200 Mb simétricos de velocidad con lo cual, no hay posibilidad de saturación en el correo de nuestros clientes.
  4. No tener un corrector ortográfico. Es de vital importancia que no cometamos errores ortográfico, ya que, esto genera una mala imagen de empresa y nos puede jugar una mala pasada cuando vamos con prisas.
  5. Compartir ficheros para compañeros de la empresa a través del correo electrónico. Esto genera mucha saturación en el servidor cuando realmente lo que debemos usar es una carpeta compartida con las personas con las que necesitemos compartir información. Esto debe hacerse a través de la red local.
  6. No hacer copias de seguridad de nuestro correo electrónico, libreta de direcciones, etc... Si luego por un casual se nos quemara el disco duro, tuviéramos que formatear el equipo o restaurar nuestro sistema operativo perderíamos todos los datos a no ser que el correo esté configurado como IMAP con lo cuál, todos los datos se quedan almacenados en el servidor.
  7. No se debe mezclar los clientes de los usuarios personales. Es muy corriente hoy día que todo el mundo llevamos el correo electrónico en el smartphone configurado usar el correo tanto para cosas personales como profesionales.
  8. No controlar el SPAM. A fecha de hoy el correo basura es algo que sigue atormentando a nuestros buzones de correo día a día. Debemos de disponer de herramientas de antispam si queremos garantizar nuestra productividad con el correo electrónico. Todos los hosting disponibles en Edina Diseño Web SL disponen de filtro antivirus y antispam para evitar que los correos basura llenen las bandejas de nuestros clientes de forma diaria.
  9. Hay que trabajar siempre con el correo electrónico abierto, ya que, la persona que está al otro lado merece ser contestado cuanto antes. Recordar que el correo electrónico es un medio asíncrono y este no requiere tener a la otra persona al lado como podría ser el uso del teléfono.
  10. No saber utilizar el asunto, como poner un correo en copia a alguien o en copia oculta. A los clientes les molesta mucho pensar que no son exclusivos, y esto es reflejado cuando mandamos un correo a todo el mundo y a todos los clientes les llegan las direcciones de correo de electrónico de todos los clientes. Esto además es muy importante porque estamos incumpliendo la LOPD y podrían demandarnos cualquier cliente por este motivo y deberemos pagar la pertinente sanción. Esto es fácilmente evitable poniendo los correos como copia oculta donde solo a cada usuario le saldrá su correo electrónico y no el del resto de clientes.



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